Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Как выглядит вкладыш

Чтобы карьера работника продолжалась, а записи в его трудовой оставались целостными и шли в правильном порядке, были разработаны специальные вкладыши. Этот бланк строгой отчетности был введен в 1940 году. Сама же трудовая книжка появилась еще в 1919 году.

Когда был выпущен

Серия

Внешний вид

1974 год

AT-I

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1974 года

1981 год

AT-II

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1981 года

1988 год

AT-III

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1988 года

1995 год

AT-IV

 Образец вкладыша в трудовую книжку 1995 года

2004 год (используются и сейчас)

BT

 Образец вкладыша в трудовую книжку 2004 года

2010 год (последняя форма вкладышей, является действующей)

BT-I

 Образец вкладыша в трудовую книжку 2010 года

Без этой записи даже вшитый в трудовую книжку вкладыш является недействительным. Ответственное лицо должно следить и за наличием бланков строгой отчетности, ведь в течение 5 дней должны вноситься записи о награждениях, поощрениях, кадровых перестановках.

Если не проставлен штамп «Выдан вкладыш» в трудовую книжку, образец которого представлен выше, вкладыш не является действительным. Если в организации такого штампа нет, то его следует заказать, а такую запись сделать от руки.

Нельзя недооценивать значимость вкладышей. Они являются таким же серьезным документом, как и сама трудовая книжка. Отказать человеку в приеме на работу из-за отсутствия этого бланка строгой отчетности нельзя. Это может повлечь за собой серьезные последствия, вплоть до разбора ситуации через трудовую инспекцию, суд или прокуратуру.

Образец заполнения вкладыша в трудовую книжку

Рассмотрим важные основы  заполнения вкладыша трудовой книжки.

  1. Как уже указывалось выше, вкладыш ведется так же, как и сама книжка.
  2. Следует помнить, что без трудовой книжки сам по себе вкладыш не имеет юридической силы (недействителен).
  3. Нумерация во вкладыше не начинается сначала, а продолжает уже начатую в трудовой книжке. Например, номер последней записи в трудовой в данных о работе – «16». Значит, первая запись во вкладыше будет под номером «17».
  4. Не стоит переживать, если место на странице в трудовой книжке уже закончилось, а начатая запись еще нет. В данном случае запись переносится во вкладыш с того места, на котором оборвалась.
  5. Если во время трудовой деятельности у сотрудника произошла смена фамилии, то исправить фамилию нужно как в самой трудовой книжке, так и во вкладыше к ней.
  6. Если наниматель, который завел вкладыш, не проставил в него свою печать, а сотрудник уже трудится на другой работе, то за проставлением печати во вкладыш трудящемуся необходимо обратиться именно к нанимателю, оформившему вкладыш (т. е. к предыдущему). 

Мы остановились на основных правилах оформления вкладышей в трудовые книжки. Используя их в своей работе, работодатели могут сэкономить не только свое время, но и время и силы сотрудников, чьи трудовые книжки и вкладыши они заполняют. Если же в оформлении вкладыша в трудовую книжку сотрудника допущены ошибки или неточности, последний может обратить внимание своего нанимателя на эту статью.

Вкладыш в трудовую книжку — кто должен покупать его? Этот вопрос волнует многих ИП и руководителей небольших предприятий, при этом мнения на форумах для кадровиков и в статьях на профильных ресурсах озвучиваются разные. Посмотрим же, что говорит по этому поводу законодательство.

Кто приобретает вкладыш в трудовую книжку, согласно закону?

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

За чей счет приобретается бланк?

В каких случаях бланк оплачивает работодатель?

Читайте нас в Яндекс.Дзен

Яндекс.Дзен

Работник за время своей трудовой деятельности может сменить множество должностей и мест работы, получить немало поощрений, заносящихся в трудовую книжку. В итоге может наступить момент, когда соответствующий раздел окажется заполненным целиком. Именно тогда и возникает необходимость в дополнительном документе — вкладыше в трудовую книжку.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Сам по себе он не имеет никакой юридической силы (абз. 2 п. 38 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, далее — Правила), однако если вкладыш вшит в основной документ, то записи в нем ведутся так же, как и в самой трудовой (абз. 1 того же пункта Правил). Таким образом, вкладыш имеет юридическую силу только в том случае, если он вшит в трудовую книжку.

При этом на практике, когда свободное место в разделе подходит к концу, а запись делать работнику все-таки надо, нередко возникает вопрос: кто и за чей счет должен приобретать вкладыш? Особенно актуален этот вопрос для начинающих ИП с небольшим оборотом или маленьких предприятий.

Ответ на этот вопрос дает п. 46 Правил, согласно которому бланки трудовых книжек и вкладышей к ним изготавливаются централизованно в порядке, предусмотренном приказом Минфина РФ от 22.12.2003 № 117н. Изготовление производит ГОЗНАК, при этом бланки имеют степени защиты от подделок. Закупка таких бланков производится на основании договоров.

Таким образом, ответ однозначен: бланк вкладыша (равно как и самой трудовой книжки для тех, кто впервые начинает работать) должен приобретаться работодателем.

Во многих ситуациях при длительной работе или частой смене мест ведения деятельности может возникнуть необходимость оформить вкладыш в трудовую книжку и далеко не все работодатели или сами сотрудники знают, для чего нужен данный документ, по какой форме он оформляется и кто должен его покупать. При этом следует помнить, что данный вопрос имеет строгое законодательное регулирование и нарушение его порядка может привести к ущемлению прав трудящегося или к привлечению работодателя к ответственности.

Вкладышем в трудовую книжку называется отдельный документ, дублирующий поля, предусмотренные в самой книжке. Соответственно, ответить на вопрос, для чего нужен вкладыш в трудовую книжку можно даже исходя из его содержания – он используется, когда в трудовой или её отдельной части нет свободных страниц для новых записей.

Непосредственно вопросы регулирования использования вкладышей закреплены в различных нормативных документах РФ, к которым можно отнести:

  • Постановление Правительства №225 от 16.04.2003. Этот нормативный документ является основным, согласно которому реализуются все иные нормативные акты и принципы правового регулирования применения трудовых и вкладышей. Именно в нем закреплены правила хранения и ведения означенной документации, а также необходимые формы документов.
  • Постановление Минтруда №69 от 10.10.2003. Данное постановление устанавливает общие правила, соответственно каковым заполняются и используются как сами трудовые книжки, так и вкладыши в них.
  • Приказ Минфина №117н от 22.12.2003. Данный приказ утверждает действующий порядок, в соответствии с которыми российские работодатели обеспечиваются бланками самих трудовых книжек и вкладышей, так как именно на эту сторону трудовых взаимоотношений накладывается обязанность по ведению и оформлению означенной документации.

Вкладыш является официальным документом, однако юридическую силу он обретает и имеет только при предъявлении вместе с трудовой книжкой. Сам же по себе этот документ не может быть принят или рассмотрен ни работодателями, ни иными организациями.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

В целом внесение отметок во вкладыш должно производиться аналогичным образом, как и непосредственное заполнение трудовой книжки. Данные действия осуществляются непосредственно работодателем сотрудника – лишь это лицо обладает правом для внесения каких-либо записей либо передачи таковых полномочий отдельным работникам, в том числе и служащим кадрового отдела. Так, при заполнении его следует учитывать следующий порядок действий:

  1. Титульный лист вкладыша заполняется с учетом фактической даты оформления документа. При этом проставляется именно дата заполнения вкладыша, а не оформления трудовой книжки.
  2. На вкладыше проставляются фактические данные сотрудника на момент его заполнения. Это важно для случаев, если работник изменял свою имя и фамилию, у него менялась должность или иные особенности установочных данных.
  3. На титульном листе проставляется печать работодателя и подпись ответственного лица. Если же печать в организации не используется, то тогда её проставление не является необходимым.
  4. Производится заполнение самого вкладыша. Порядок его заполнения является идентичным внесению записей в трудовую книжку. Так, нумерация записей на вкладыше должна продолжать имеющуюся в трудовой книжке нумерацию. Если же запись была начата в трудовой книжке, но не закончена – она продолжается во вкладыше с момента разрыва.
  5. Вкладыш подшивается в книжку сотрудника.
  6. На первом листе трудовой проставляется штамп о выдаче вкладыша в который вносится установочная информация вносимого документа, а если такового штампа нет – просто осуществляется аналогичная запись от руки.
  7. Отметка о выдаче проставляется в книге учета движения трудовых книжек.

Вкладыши в трудовую книжку оформляются аналогичным образом как и сами книжки. То есть – они выполняются только в виде одобренных государством бланков, производимых компанией ГОЗНАК.

Так как рассматриваемые документы имеют определенную степень защиты и выполняются по строгой форме, их производство действующими федеральными нормативами целиком и полностью возлагается на ГОЗНАК. Работодатели обладают возможностью неограниченно приобретать как сами трудовые, так и вкладыши в виде бланков для хранения их в организации.

Предлагаем ознакомиться:  Как оформить отпуск по беременности и родам: тонкости

Таким образом, непосредственная покупка трудовых книжек и вкладышей в них обеспечивается именно работодателем. В его обязанности входит оформление самого заказа необходимой документации, оплата и доставка данного товара. При этом покупка данных документов у сторонних лиц является недопустимой, а таковая документация может считаться недействительной – на рынке существует достаточно большое количество подделок, использование которых впоследствии может обернуться проблемами как для работников, так и для самих работодателей.

Однако работодатель не обязан тратить свои собственные средства на проведение покупки бланков вкладышей – законодательство прямо разрешает работодателям возмещать означенные затраты на оформление трудовых и вкладышей за счет сотрудников. Таковое возмещение может быть произведено как в денежной форме непосредственным требованием работнику предоставить средства для оплаты оформления вкладыша в трудовую, так и простым вычетом затраченных сумм из заработной платы.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Но следует учитывать, что в данном вопросе имеется ряд ограничений, используемых для защиты прав трудящихся. К ним относятся следующие особенности:

  • Работодатель вправе требовать оплаты вкладыша от работника в размере не выше фактической стоимости одного закупленного бланка. То есть – работодатель не может обязать сотрудника оплачивать покупку партии бланков вкладышей, даже если таковая была произведена.
  • В случае, если порча документации произошла по вине работодателя, замену данных документов он осуществляет только за свой счет и не может требовать повторного возмещения потраченных средств от работника.
  • Если же бланк вкладыша был испорчен самим работником, то работодатель вправе потребовать новой компенсации стоимости бланков от сотрудника.

Отправить на почту

Особенности вкладыша

Любой бланк строгой отчетности имеет свои элементы защиты. Как выглядит вкладыш в трудовую книжку теперь понятно, а его основные характеристики таковы:

  • 36 страниц для внесения информации;
  • обложка выполнена из картона;
  • формат 88 на 125 миллиметров;
  • имеет серию и номер;
  • титульный лист почти такой же, как и у трудовой;
  • графы во вкладыше совпадают с графами в самой трудовой книжке.

Приобретать эти бланки строгой отчетности могут только сами работодатели. Требовать или принимать их от работников строго запрещается. Все они выпускаются Гознаком Минфина РФ. Выдача вкладыша в трудовую книжку, образец заполнения – все это регламентируется тем же Постановлением Минтруда РФ.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки?

Вкладыш без основного документа недействителен. Это следует как из абзаца 2 пункта 39 Правил, так и из самого бланка вкладыша, на котором содержится соответствующая надпись.

Следовательно, если, к примеру, вновь принятый на работу сотрудник предоставил не трудовую книжку, а лишь вкладыш в нее, то независимо от того, какие записи содержатся во вкладыше, внесение в него работодателем новых записей без предоставления основного документа – трудовой книжки будет неправомерным.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Трудовая книжка – это основной документ, который содержит информацию о всей трудовой деятельности, стаже работника. Обязанность ведения книжек  возложена на работодателя – в трудовую книжку должна быть внесена вся информация о трудовой деятельности работника: награждения за достижения в работе, переводы на другую должность и т.д.

Иногда при внесении информации работодатели сталкиваются с тем, что в книжке уже не хватает свободного места для записей. Что делать в таком случае, необходимо ли заводить работнику другую трудовую книжку? Если в трудовой книжке работника заполнены все странички раздела, то к трудовой книжке стоит пришить вкладыш и продолжить вносить информацию в нем.

Кроме того, вкладыш в трудовую книжку стоит оформлять в случае, когда на титульном листе и внутренней обложке документа уже не хватает места для внесения информации об изменении персональных данных работника. Такая ситуация может случиться, например, если работница несколько раз выходила замуж и меняла фамилию.

Кроме того, вкладыш оформляется также в следующих случаях:

  • раздел еще не закончился, но при заполнении трудовой книжки работодатель понимает, что на последнем развороте слишком мало места, чтобы поместить необходимую запись. В таком случае возможно оставить одну-две строки пустыми и новую запись оформлять уже во вкладыше;
  • работодатель начал вносить запись, однако уже в процессе понял, что полностью она не помещается. Не возбраняется продолжить запись во вкладыше.

Работодателям необходимо помнить, что все записи в трудовой книжке производятся полностью, без каких-либо сокращений и вносятся в разделе под порядковыми номерами. Кроме того, если в трудовой книжке закончился раздел «Сведения о работе» нельзя залазить при заполнении в раздел «Сведения о награждении». Каждый раздел предназначен для отражения определенного типа сведений.

Оформить вкладыш в трудовую книжку необходимо в том же порядке, что и в трудовую книжку. Его форма утверждена постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г. При оформлении каждого вкладыша в трудовой книжке нужно поставить специальный штамп с информацией «Выдан вкладыш» и указать серию и номер вкладыша.

Штамп стоит ставить на титульном листе трудовой книжки в месте, где указаны идентификационная информация – серия и номер, ФИО работника, и постараться сделать это так, чтобы штамп не мешал чтению других записей, которые содержат сведения о работнике. Если у работодателя нет в наличии штампа, можно сделать запись от руки – однако штамп понадобится заказать.

Куда вшивается вкладыш в трудовую книжку? Вкладыш нельзя просто приложить к трудовой книжке — его нужно вшить, чтобы книжка и вкладыш образовали единое целое. Стоит иметь ввиду, что без трудовой книжки, отдельно, вкладыш недействителен. Подшить вкладыш в трудовую книжку необходимо в конце – между последней страницей и задней обложкой.

Если изменяются личные данные работника, то изменения должны быть внесены и в трудовую книжку, и во вкладыш.

Работодатели часто ищут, как пришить вкладыш в трудовую книжку. На самом деле в правилах ведения трудовых книжек нет строгих указаний, как вшивать вкладыш. Обычно с помощью шила в трудовой книжке и вкладыше в одинаковых местах делаются проколы посередине. Затем с помощью суровой нити и иглы вкладыш и книжка скрепляются между собой. Отдельных указаний о том, какого цвета и качества должны быть нити, нет.

Не разобравшись, как подшить вкладыш в трудовую книжку, работодатель может сделать это неправильно. Это может грозить утерей вкладыша в дальнейшем. Так как речь идет именно о вкладыше, то подразумевается, что трудовая книжка уже была полностью заполнена и работник получил больший стаж. Вопрос оформления дубликата вкладыша трудовой книжки в случае его утраты или порчи законодательством не урегулирован, поэтому целесообразно сделать это по аналогии с порядком выдачи дубликата книжки.

Предлагаем ознакомиться:  Увольнение по истечении срока трудового договора

Когда записывать информацию о работе или награждениях работника уже некуда, у работодателя или специалиста кадровой службы возникает вопрос, как вшить вкладыш в трудовую книжку. Для проведения такой операции потребуются следующие инструменты:

  • трудовая книжка, в которую требуется вшить вкладыш;
  • вкладыш;
  • иголка (лучше брать не тонкую иглу);
  • нитки (брать тонкие нитки не рекомендуется, они не гарантируют прочного вшивания вкладыша, лучше воспользоваться суровыми нитками);
  • ножницы;
  • шило (оно потребуется для проделывания отверстий);
  • специальный штамп «Выдан вкладыш».

Законодательство не регламентирует, как вшивается вкладыш в трудовую книжку, образец правильного вшивания отсутствует. Но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

  • вкладыш должен быть пришит к трудовой книжке;
  • простое хранение трудовой книжки и вложенного в него вкладыша не допускается;
  • вкладыш нельзя вклеивать или присоединять к трудовой книжке скрепками.

Такая строгость не случайна. Именно вшивание обеспечивает надежное скрепление. Это является гарантией, что вкладыш не выпадет, не потеряется. Фото «как пришить вкладыш в трудовую книжку» позволит сориентироваться, куда лучше всего его прикреплять.

Если вкладыш просто вложен в трудовую книжку, то он является недействительным. Трудовая книжка и вкладыш должны быть единым целым.

Законодательство не регламентирует и то, куда именно вшивается новый бланк. Это позволяет располагать его в начале, конце или середине трудовой книжки. Наиболее удобным с технической точки зрения вариантом является середина. Но если подшить вкладыш в трудовую книжку именно туда, то это разделит записи на две части.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Кадровые специалисты обычно вшивают вкладыш в конец трудовой книжки. Это сохраняет единство всех записей. Но и вшивание в начало не является нарушением. Поэтому ответственное лицо или руководитель может принимать решение относительно документов своих работников, куда вшивается вкладыш в трудовую книжку.

Вооружившись всеми необходимыми инструментами, кадровый специалист или другое ответственное лицо может переходить непосредственно к процедуре вшивания вкладыша. Действовать необходимо в следующем порядке:

  • Нужно сделать проколы в самом вкладыше. Делать это следует шилом, чтобы не повредить книжку и сохранить ее внешний вид. Законодательство не регламентирует количество проколов. Для надежного скрепления лучше делать 4 или 5. Первый прокол делается посередине вкладыша, а уже потом проделываются остальные отверстия.
  • После этого вкладыш в развернутом виде прикладывается в ту часть трудовой книжки, куда он будет вшиваться. Делать проколы нужно аккуратно, чтобы не повредить бланки строгой отчетности и не сделать дырки в записях. Проколы должны располагаться у самого переплета.
  • Нитки вставляются в иголку. Лучше использовать толстые нитки, они не разорвутся, не сотрутся. После вкладыш пришивается к трудовой книжке. Количество стежков не ограничено. Пришивать следует так, как сшиваются внутренние приказы в отдельные книги. В конце нитка обрезается, а ее концы прочно привязываются. Это обеспечит прочное прилегание вкладыша к трудовой книжке. Кончики ниток необходимо обрезать.

В некоторых организациях есть специальные швейные машинки, предназначенные для скрепления документов. Они имеют широкий шаг стежка. Их можно использовать для вшивания вкладыша, закрепив нитки в самом конце.

Проставление штампа

На этом процедура вшивания будет закончена. Но вкладыш еще не будет являться действительным. На титульном листе или обложке трудовой книжки (вначале, а не в конце) проставляется специальный штамп «Выдан вкладыш». Его обязан иметь каждый работодатель. Изготовить его самостоятельно не получится, придется заказывать.

Если штампа в организации нет, а вшить вкладыш нужно срочно, то запись «Выдан вкладыш» можно написать от руки. Это не сделает документ недействительным. Кроме надписи указывается номер и серия прикрепленного вкладыша.

Процедура стандартна для любого кадрового специалиста. А такое детальное рассмотрение поможет надолго запомнить, как подшить вкладыш в трудовую книжку, фото или видео сделает процесс еще более наглядным и понятным.

Действителен ли вкладыш без трудовой книжки

ТК РФ четко устанавливает порядок использования трудовых книжек и вкладышей. И если первый бланк строгой отчетности сам по себе является действительным, то как дела обстоят с вкладышем? Можно ли предъявлять его отдельно?

Работодатели, кадровые специалисты или сами работники могут задаться вопросом, а действителен ли вкладыш без трудовой книжки? Правила и Инструкции по заполнению этих документов констатируют, что использование вкладыша без трудовой книжки невозможно. Сам по себе он не имеет никакой силы и не может быть принят к рассмотрению.

В ТК РФ прописано, что руководитель, кадровый специалист или иное ответственное лицо не может только при наличии вкладыша совершать следующие действия:

  • принимать человека на работу;
  • увольнять;
  • делать записи во вкладыше;
  • совершать иные действия с вкладышем.

Документ может быть принят и использован, если он вшит в трудовую книжку, на титульном листе или обложке которой сделана запись, свидетельствующая о регистрации вкладыша.

При окончании трудовой книжки работнику оформляется вкладыш

Отправить на почту

Вкладыш оформляется как часть трудовой книжки в том случае, если один из ее разделов оказывается заполненным и есть необходимость в дальнейшем внесении данных в него. Корректно оформленный вкладыш становится неотъемлемым элементом книжки и недействителен без нее.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

В трудовой книжке предусмотрено 3 раздела для указания сведений о:

  • работнике (именуется также титульным листом);
  • работе;
  • вознаграждениях сотрудника.

Таким образом, у кадровика может появиться необходимость в оформлении вкладыша, если заканчиваются поля в любом из указанных разделов. При этом, как только в книжку вшивается вкладыш, продолжать внесение записей в оставшиеся в ней пустые поля нельзя — последующие данные правомерно вносить только в разделы прикрепленного вкладыша.

Чаще всего кадровику приходится осуществлять следующие операции:

  • заполнение вкладыша;
  • вшивание вкладыша;
  • юридическое оформление использования вкладыша в кадровом документообороте.

Изучим специфику данных процедур подробнее.

Заполнение вкладыша во многом схоже с процедурой заполнения самой трудовой книжки. Так, кадровику, прежде всего, потребуется указать данные в первом разделе вкладыша — на титульном листе. А именно:

  • дату заполнения документа;
  • персональные сведения о сотруднике.

Сведения на титульном листе вкладыша заверяет подписью сам работник, а также специалист кадровой службы компании.

О заполнении трудовых книжек читайте в материале «Трудовая книжка — образец заполнения приема на работу».

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Следующий этап заполнения вкладыша — внесение сведений в разделы 2 и 3. По структуре они такие же, как и в трудовой книжке, и отражают данные о работе и вознаграждениях работника. Основные правила их заполнения идентичны тем, что характеризуют заполнение самой книжки:

  • данные в графах 1, 2 и 4 указываются в полях, расположенных на одном уровне друг с другом, а также напротив поля, отражающего осуществление работодателем того или иного юридического действия (например, приема сотрудника на работу, увольнения, награждения);
  • порядковый номер записи, фиксируемый в графе 1, должен быть на единицу больше, чем предыдущий номер (даже если он до этого указан непосредственно в трудовой книжке);
  • недопустимы сокращения при внесении данных в документ.
Предлагаем ознакомиться:  Оформление паевых земель сельхозназначения в собственность

С необходимостью оформления вкладыша в трудовую книгу сталкивается каждый работодатель. Основной бланк этого документа иногда не вмещает всю информацию и в таком случае требуется дополнить книгу отдельным вкладышем.

Например, работник достаточно часто менял рабочие места и по этой причине в его книжке переполнился записями раздел «О работе».

 Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам: Москва  7(499)653-60-87, Санкт-Петербург  7(812)313-26-64

Чтобы поставить новую отметку сотруднику кадрового отдела или другому уполномоченному на ведение книг лицу придётся воспользоваться вкладышем.

Порядок оформления этого документа и его бланк (унифицированная форма) предусмотрен на законодательном уровне. Уполномоченному лицу остаётся лишь придерживаться общепринятых норм оформления.

Что говорит закон?

А форма вкладыша установлена правительственным постановлением под номером 225, составленным в этом же году. Вкладыш представляет собой отдельный документ, обладающий специальной защитой от возможных подделок.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Он позволяет избежать оформления нескольких трудовых в случаях, когда для внесения записей не остаётся свободного места.

Ведь трудовым законодательством запрещается иметь сразу несколько трудовых книг во избежание путаницы с имеющимся у работника трудовым стажем.

Напоминаем, что этот документ без трудовой книги считается недействительным! То есть, он предъявляется всегда в комплекте с трудовой.

Вкладыш имеет титульный листок, на котором фиксируется основная информация о работнике (по аналогии с трудовой книгой):

  • Вверху титульного листка размещается герб Российской Федерации.
  • Под ним в специальные строки вписывается фамилия, имя и отчество работника, а также дата его рождения (прописью указывается число, месяц и год).
  • В следующей строке фиксируется имеющееся образование, а ниже вносится информация по специальности или профессии.
  • Затем вносится дата оформления вкладыша — число, месяц и год прописью.
  • На титульном листе подписывается работник, которому выдаётся этот документ.
  • Также ставит свою подпись лицо, уполномоченное на ведение трудовых (с расшифровкой и разборчиво).
  • Слева от подписи уполномоченного сотрудника ставится мокрая печать юридического лица (предприятия, организации, учреждения, акционерного общества, и так далее).

Вкладыш комплектуется двумя разделами:

  • О работе — всего девять разворотов.
  • О награждениях — всего восемь разворотов.

Заполнение вкладышей ведётся по аналогичной заполнению трудовых книг схеме, но при этом у сотрудников кадрового отдела могут возникать определённые трудности.

Общие правила заполнения выглядят следующим образом:

  1. Документ оформляется тем работодателем, у которого трудоустроен на текущий момент данный работник. И только в случае, когда все страницы трудовой полностью использованы. Чаще переполняются разделы о работе.
  2. На титульном листе заполняемого документа указывается именно дата его оформления. Дату оформления трудовой (основного документа) дублировать нельзя!
  3. На титульном листе указывается информация, актуальная на текущий момент. Если у работника изменилась фамилия или им была получена новая профессия, необходимо зафиксировать именно эту информацию.
  4. Без подписи уполномоченного лица и работника, которому выдаётся документ, вкладыш не имеет юридической силы. То же самое правило касается и мокрой печати юридического лица.
  5. Законодательством не установлено ограничения по количеству вкладышей. То есть, трудовые книги могут комплектоваться любым количеством дополнительных вкладышей.

Также Правилами не установлено, куда именно подшиваются эти документы и где ставится отметка об их выдаче. Но исходя из судебной практики, можно сделать вывод, что:

  • вкладыш скрепляется с трудовой (подшивается в книгу) с помощью ниток;
  • после чего на первой странице трудовой (её внутренней стороне) ставится
  • специальный штамп, подтверждающий выдачу вкладыша, также здесь вносятся
  • основные реквизиты выданного документа — его номер, серия и дата оформления.

Вместо штампа допускается внесение пометки от руки. А сам вкладыш чаще подшивают в конце книги, хотя было бы логичнее и удобнее расположить его перед заполненным разделом трудовой или в середине книги.

Вкладыши с допущенными при заполнении ошибками подлежат утилизации. Вместо уничтоженного бланка оформляется новый, заполненный без ошибок. Серийный номер уничтоженного документа вырезается и хранится в специальном учётном журнале (вклеивается в него).

Оформлением документов этого типа занимается уполномоченный приказом руководства сотрудник. Обычно это один из работников кадрового отдела. А в небольших компаниях вопросами ведения и хранения трудовых книг и вкладышей к ним может заниматься сотрудник, нанятый в качестве совместителя — например, главный бухгалтер или менеджер.

Срок хранения вкладышей зависит от срока хранения трудовых книг, установленных законодательными нормами (документы хранятся вместе), и составляет пятьдесят лет. В отдельных случаях хранение продлевают до 75 лет, если книги вложены в личные дела работников.

Но по общим правилам хранение трудовых должно осуществляться в отдельном сейфе, запирающемся на ключ. Чаще это сейф, контролируемый руководством предприятия или организации либо начальником кадрового отдела.

 Дорогие читатели, информация в статье могла устареть, воспользуйтесь бесплатной консультацией позвонив по телефонам: Москва 7 (499) 653-60-87, Санкт-Петербург 7 (812) 313-26-64 или задайте вопрос юристу через форму обратной связи, расположенную ниже. 

Вкладыш является продолжением трудовой книжки. Титульные листы документов должны быть идентичными. Требования к обоим бланкам отчетности одинаковы. Работодатель обязан им следовать.

Нумерация

Внутренне вкладыш выглядит как трудовая книжка. В обоих документах одинаковые разделы и графы. Образец оформления вкладыша в трудовую книжку подтверждает, что нумерация во вкладыше начинается не с начала. Первая запись в конкретном разделе должна иметь номер на единицу больше, чем номер последней записи в трудовой книжке.

Это позволяет сохранить очередность и фактическое и смысловое единство вносимых данных. Вполне нормальна ситуация, когда трудовая заканчивается записью об увольнении, а вкладыш начинается с записи о приеме на работу. Ответ на вопрос, как заполнить вкладыш в трудовую книжку (образец внесения ничем не отличается от обычного образца), в этом случае будет таким же, как и для внесения остальных записей.

Проставление штампа

Вкладыш является недействительным без его оформления, произвести которое можно одним из следующих способов:

  • поставить штамп и указать номер и серию вкладыша;
  • сделать запись о выдаче вкладыша вручную, указав его номер и серию.

Номер вкладыша является идентификатором, поэтому к переносу его нужно отнестись очень внимательно. Все цифры должны совпадать.

При необходимости работодатель может оформлять несколько вкладышей. Новая запись о выдаче очередного вкладыша делается на обложке, чуть ниже предыдущей записи.

Никто не застрахован от ошибок. И если кадровый специалист понимает, как оформить вкладыш в трудовую книжку, то знать, как исправить ошибки, он может не всегда.

Любой вкладыш является действительным только после его вшивания, заполнения титульного листа, внесения записи в нужный раздел и проставления печати в самой трудовой.

Как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку?

Специалист кадровой службы может допустить ошибку при внесении записи на титульный лист. В этом случае его необходимо списать, составив соответствующий акт. Если же ошибка сделана при внесении номера или серии вкладыша в трудовую, то тут ответом на вопрос, как правильно оформить вкладыш в трудовую книжку, будет следующее: сделать пометку о том, что запись была ошибочной, и внести данные заново.

Правила заполнения

  • точек в конце записи не ставить;
  • использовать шариковую ручку с синими или черными чернилами;
  • каждая запись должна быть заверена подписью и ФИО уполномоченного лица, а также печатью (если используется).
Ссылка на основную публикацию
Adblock detector