Особые протоколы и собрания

Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.

В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ. Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.

В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.д. Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год.

Форма проведения собрания может определяться как:

  • Личное присутствие уполномоченных представителей или участников-акционеров.
  • Заочная форма путем сбора документации, отправленной ранее для выяснения мнений по вопросам голосования.

Как составить протокол совещаний по ГОСТу — Частное образовательное учреждение «Сибирская Региональная Школа (колледж) Анны Муратовой»

Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.

Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества. Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов.

При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету голосов. В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем голосования из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков. Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.

Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы. Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.

Протокол о проведении совещания при главе администрации

Совещание в организации

Совещание в организации

О порядке проведения совещания:

  1. Изначально лицу, ведущему протокол, выдается список всех участников совещания.
  2. Участкам  в свою очередь необходимо подготовить доклады по темам, которыми они располагают и занимаются производственной деятельностью по данным направлениям.
  3. Копии докладов либо тематик рекомендуется передать сотруднику проводящему совещание, так можно ускорить работу по составлению протокола.
  4. Секретарь должен провести регистрацию сотрудников и все изложить отдельным списком.  Можно использовать систему записи при регистрации, этим самым повыситься качество фиксирования приглашенных на собрание лиц.

Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.

Помимо всего прочего перед началом заседания необходимо утвердить регламент собрания и вывесить на видном месте, чтобы все участники были с ним ознакомлены.

Совещание при директоре протоколируется

Совещание при директоре протоколируется

Как составить протокол совещаний по ГОСТу — Частное образовательное учреждение «Сибирская Региональная Школа (колледж) Анны Муратовой»

В современной практической деятельности предприятия стоит принять во внимание, что любое заседание должно быть документировано, а именно необходимо грамотно оформлять протокола совещаний. Протоколы необходимы для отображения деятельности предприятия или иной организационной структуры о том, что совещание состоялось и решения вынесены.

Проведение совещания при директоре протоколируется, только так оно будет считаться легитимным. Как правило, протокол оформляет непосредственный секретарь при руководителе. Это обстоятельство удобно, так как у данной категории персонала имеются все необходимые канцелярские товары. Не исключено, что ведение протокола может быть перепоручено и иному сотруднику, главное, чтобы это было закреплено документально.

Необходимо отметить, что протоколирование производится на бланках произвольной формы. Но существуют и исключения, например, по работе совета директоров.

В протоколе должны отражаться следующие сведения:

  1. Номер по порядку и дата проведения собрания.
  2. Полное наименование организационной структуры.
  3. Каков вид документа о проведении собрания.
  4. Указать какое мероприятие проводится.
  5. Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал. Также можно применить специальный лист явок, где собственно и указываются все сотрудники.
  6. Когда на данном мероприятии принимают участие представители иных организационных структур, то можно так и указать, что они приглашенные.
  7. Протокол заседания в своем составе содержит три раздела: заслушано, кто выступил, принятое решение.
  8. Результаты голосования отражаются в конце протокола, а также необходимо поставить подписи и даты председателю и секретарю.

 Следует отметить, что должна быть нумерация каждой страницы, чтобы можно было определить глее первый, последний и промежуточные листы и исключить факт их потери.

Протокол рабочего совещания при главе администрации должен иметь установленную форму, утвержденную инструкцией по делопроизводству.

Заполнение производится в следующем порядке:

  1. По центру прописывается «Протокол совещания при главе администрации данного района…». Немного отступив, слева указывается дата проведения, а направо – место, где проводится собрание.
  2. После списком нужно указать фамилии и инициалы всех присутствующих лиц, и их должности полностью.
  3. Какой вопрос рассматривается, следует кратко и лаконично изложить.
  4. Перечислить, кто являлся слушателями.
  5. После заслушивания проблемы или информации о чем-либо требуется принимать решение. Все также коротко прописывается.
  6. После описывается решение, принятое на заседании, их может быть несколько, а может быть одно, это зависит от количества рассматриваемых вопросов.
  7. В конце протокола необходимо указать должностью должности главы администрации и иного должностного лица, занимавшего также немаловажное место в проведении собрания.

При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.

Протокол совещания при учреждении необходимо уметь грамотно и качественно заполнять, дело в том, что такие документы требуют особой тщательности. Для этого следует разработать инструкцию по делопроизводству, в которой собственно и отразить все нюансы.

Алгоритм заполнения:

  1. Изначально, по центру пишется: «Протокол» с изложением его тематики.
  2. Далее дата и место проведения.
  3. Должности и фамилии присутствующих и приглашенных на совещание.
  4. Какие вопросы рассматриваются, и кто является докладчиком.
  5. Решения по изложенным вопросам также расписываются кратко и лаконично.
  6. Подписи председателя совещания и секретаря проставляются внизу.

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Выражается это в наличии:

  • регламента работы;
  • плана работы на ближайший год;
  • собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Как составить протокол совещаний по ГОСТу — Частное образовательное учреждение «Сибирская Региональная Школа (колледж) Анны Муратовой»

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Предлагаем ознакомиться  Права коллекторов по новому закону 2019 года

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый – более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

протокол общего собрания участников

В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.

Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря – своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.

В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума).

Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих – это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.

Как проводить совещание

Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.

В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:

  • полное наименование организации;
  • вид документа (ПРОТОКОЛ);
  • номер и дату;
  • место составления протокола;
  • заголовок к тексту.

Наименование организации всегда указывается вместе с организационноправовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.

Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации – автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).

Открытое акционерное общество

Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»

(ОАО Агентство «Роспечать»)

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

Воронежский политехнический университет

Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.

Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.

Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация – автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Заседания методического совета

Собрания трудового коллектива

Совещания начальников структурных подразделений

Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.

Закрытое акционерное общество

«Стеклотарный завод»

ПРОТОКОЛ

13 – 14.01.2009 № 1

г. Камышин

Заседания руководителей

структурных подразделений

Текст протокола включает вводную и основную части.

Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель – должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.

Секретарь – лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.

Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания – его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).

Председатель – Панков Ю.П.

Секретарь – Егорова Д.Л.

Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.

Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.

С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.

Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).

Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.

Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.

Предлагаем ознакомиться  Жалоба на управляющую компанию ЖЭУ

Присутствовали: 19 человек (список прилагается).

Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.

Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика – должностного лица, который готовил данный вопрос.

Повестка дня:

  1. Об утверждении правил информационной безопасности.

    Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю.Р.
  2. О внесении изменений в штатное расписание.

    Выступление заместителя генерального директора Сергеева И.Н.

образец протокола общего собрания участников

Содержание протокола оформляется на основе записей, которые ведет на заседании секретарь вручную или с использованием диктофона. Текст основной части протокола составляется в соответствии с последовательностью вопросов, установленных повесткой дня.

Очень распространенной практикой документирования является составление выписок из протокола.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.

Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).

Если выписка из протокола выдается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью.

Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:

  • Дата и место проведения собрания.
  • Число голосов, которыми владеют участники.
  • Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
  • Фамилия и имя председателя собрания.
  • Состав президиума.
  • Повестка дня.

протокол общего собрания

Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.

Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.

По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой.

Основные разновидности документа

Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.

Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола «Присутствовали».

Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.

При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:

  • Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
  • Количество голосов, принявших участие.
  • Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
  • Формулировка принятых решений.

Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.

После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания. Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания.

Протоколы подразделяются на эти разновидности:

  • Краткие. В них в краткой форме отражаются вопросы, поднятые в ходе обсуждения, принятые решения. В документ заносятся фамилии участников заседания. Актуален он тогда, когда проводится оперативное обсуждение.
  • Полные. Подробно фиксируют вопросы, решения и ФИО участников мероприятия. В документе также отражается содержание доклада, предмет выступлений.
  • Стенографические. Заполняются на базе отчета стенографиста об обсуждении. Документ предполагает дословное отражение процесса обсуждения.

Вид составляемого протокола зависит от вида проводимого обсуждения.

При ведении протокола следует знать, что:

  1. Не нужно записывать в протокол заседания отдельные фразы, даже если они метко вставлены в изложение вопроса.
  2. Не следует выражать эмоциональность и комментировать происходящее в зале.
  3. Только общий смысл можно записывать в документе.
  4. Необходимо записывать принятые решения и поручения, выданные непосредственным руководством.

протокол общего собрания образец

При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом. В конечном итоге в протоколе описывается следующее:

  1. Темы обсуждения.
  2. Вопросы, обсуждаемые на заседании.
  3. Решения, принимаемые комиссионно.

Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.

Цель составления протокола

Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.

Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.

Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.

протокол общего собрания собственников

Обычно протокол составляется секретарем коллегиального органа (профсоюз, комиссия). Однако приглашение к работе секретаря – не всегда правильное решение. Иногда от человека, фиксирующего ход обсуждения, нужны специальные знания. Только при наличии достаточной квалификации сотрудник сможет отразить все сведения правильно. Поэтому иногда секретаря заменяет специалист нужного профиля.

Для составления протоколов используются специальные бланки. В них фиксируются эти реквизиты:

  • Название компании.
  • Название документа.
  • Дата обсуждения.
  • Номер протокола и место его составления.
  • Текст документа: название, само «тело» документа.
  • Подписи и визы.
  • Название коллегиальной структуры.

Текст подразделяются на 2 части: вводная и основная. В вводной части фиксируются эти положения:

  • Руководители обсуждения.
  • Лицо, которое вело протокол.
  • Присутствующие на собрании.
  • Приглашенные лица.
  • Обсуждаемые вопросы.

Основная часть заполняется в соответствии с повесткой заседания.

К протоколу предъявляются строгие требования. Он должен полностью фиксировать содержание обсуждения. Документ должен быть достоверным и полным. Нумерация бумаги выполняется в рамках календарного года. Документ составляется на базе рукописных, стенографических и магнитофонных записей. Основаниями для составления также являются бумаги, подготовленные к мероприятию: повестка заседания, тезисы докладов.

Если на мероприятии присутствует большое число участников, не имеет смысл перечислять их в вводной части. Следует использовать для этого отдельный список. В вводной части протокола фиксируется общее число присутствующих со ссылкой на дополнительный список.

Важная процедура

Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:

  • Определение и подготовка повестки дня.
  • Составление и подготовка необходимой документации.
  • Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
  • Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.

Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.

Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания.

Предлагаем ознакомиться  Жалоба на Ростелеком: куда пожаловаться, образец заявления

Содержание протокола. Данные организации

Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.

Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.

Образец

Если требуется провести оперативное совещание

Совещание также может иметь и оперативный характер, так как иной раз требуется экстренное решение вопросов, например, если требуется решить вопросы по текущей производственной деятельности, что обеспечит качественное выполнение планов.

У такого мероприятия существуют свои особенности. К таковым относятся:

  1. Периодичность проведения собраний, например, каждый день или раз в неделю.
  2. Состав присутствующих должен быть изначально определен и зависим от того, кто задействован в технологическом цикле.
  3. Тематика совещаний примерно одна и та же.
  4. Выступающие все, кто приходит на совещание.
  5. Продолжительность поведения оперативки небольшая.
  6. Протокол создается примерно такой же, как и для обычного собрания. Стоит лишь отметить то, что секретарь должен перед совещанием ознакомить всех участников с регламентом проведения работы. Информация по совещанию протоколируется заранее, а после проведения планерки протокол необходимо подписать председателем, как правило, им является руководитель объекта.

О хранении протокола

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

Протоколы совещания хранятся 3-5 лет

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Как осуществляется хранение протокола заседания? Изначально следует изучить инструкцию по делопроизводству предприятия, а если в локальном акте отсутствует этот пункт, то его необходимо его внести. Все непосредственно зависимо от специфики организационной структуры. Хранение отдельных документов обеспечивается в следующие сроки:

  1. Если совещание состоялось совета директоров, то соответственно хранение обеспечивается постоянно.
  2. Остальные протоколы хранятся примерно от 3 до 5 лет.

По истечении срока хранения выполняются следующие действия:

  1. Создается комиссия по оценке актуальности протокола.
  2. Составляется акт по уничтожению документов с утратившей силу информацией.
  3. Выполняется непосредственное уничтожение бумаг.
  4. Акт по уничтожению должен храниться постоянно.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl Enter, чтобы сообщить нам.

Какой протокол выбрать

протокол общего собрания участников ооо

Есть два вида протоколов: краткий и полный. В кратком протоколе по каждому вопросу перечисляйте выступающих и принятые решения. В полном – документируйте весь ход обсуждения. Какой протокол составить, решает тот, кто председательствует на совете или совещании.

Поручите секретарю вести краткий протокол, если заседание носит оперативный характер. Используйте полный протокол, если нужно подробно документировать заседание. Например, когда обсуждаете конфликтную ситуацию.

Какой структуры придерживаться

Протокол состоит из двух частей – вводной и основной.

Вводная часть

Во вводной части надо указать председателя, секретаря. Там же нужно перечислить работников, которые присутствуют, приглашенных людей и указать повестку дня. Чтобы указать председателя, напишите фамилию и инициалы работника, который ведет заседание. Секретарь – работник, который составляет протокол. Напишите его фамилию и инициалы.

Чтобы отметить присутствующих, надо написать фамилии и инициалы работников, которые участвуют в заседании. Если их больше 15 человек, то отметьте общее количество участников и составьте отдельный список. Оформите его как приложение к протоколу. Например: «Присутствовали: 42 человека (список прилагается)».

Если есть приглашенные лица, то напишите должности, фамилии и инициалы людей, которые не работают в образовательной организации, но участвуют в обсуждении повестки дня. Приглашенными также могут быть работники, которые не входят в состав, например, коллегиального органа, который проводит заседание.

Повестка дня – это перечень вопросов для обсуждения, должность, фамилия и инициалы докладчика по каждому вопросу, при необходимости – время на обсуждение вопроса.

? Новый секретарь школы настаивает, что не обязательно указывать повестку дня в протоколе. Директор сомневается. Секретарь прав?
Узнать ответ {amp}gt;{amp}gt;
Да, это действительно не всегда обязательно. Не указывайте повестку дня, если она понятна из темы совещания или вы проводите оперативное совещание. В остальные протоколы повестку дня включайте.

Основная часть

Обратите внимание

Если кто-то из присутствующих не согласен с принятым решением, оформите после раздела «РЕШИЛИ» раздел «ОСОБОЕ МНЕНИЕ»

протокол общего собрания собственников дома

Основную часть протокола изложите в виде разделов. Предусмотрите столько разделов, сколько вопросов в повестке дня. Номер раздела должен соответствовать номеру вопроса в повестке дня. Оформляйте каждый раздел по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (или Решили).

«СЛУШАЛИ». Укажите фамилию и инициалы докладчика. Дайте краткое содержание выступления. Можете приложить к протоколу презентацию или текст выступления. В этом случае после краткого содержания выступления отметьте: «Презентация прилагается» или «Текст выступления прилагается».

«ВЫСТУПИЛИ». Запишите фамилии и инициалы выступающих после доклада. Дайте краткое содержание их мнений.

«ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Перечислите решения и поручения, которые приняли по каждому вопросу повестки дня. Записывайте решения и поручения в повелительной форме – «провести, организовать, представить…», указывайте ответственного, срок выполнения и содержание. Нумеруйте решения по каждому вопросу повестки дня, начиная с № 1. Решения по важным и принципиальным вопросам принимайте по результатам голосования. Информацию о голосовании вписывайте в протокол.

? В школе не было возможности собрать кворум педсовета. Решение приняли заочным голосованием. Нужен ли протокол?
Узнать ответ {amp}gt;{amp}gt;
Да, такое решение оформляйте протоколом. Кроме стандартной информации, дополнительно указывайте:
– количество членов педсовета, которым разослали вопросы повестки дня;
– количество членов педсовета, которые приняли участие в заочном голосовании;
– информацию о наличии кворума;
– количество голосов «за», «против» и «воздержался» по каждому вопросу;
– решение педсовета по каждому вопросу, который вынесли на голосование;
– сведения о лицах, которые подсчитывали голоса;
– сведения о лицах, которые подписали протокол.

Оформляйте протоколы на стандартном листе бумаги либо на специальном бланке протокола. Бланк протокола, срок его подготовки и порядок работы с ним утвердите в Инструкции по делопроизводству.

Реквизиты протокола оформляйте по ГОСТ Р 7.0.97–2016. Проследите, чтобы в бланке протокола были обязательные реквизиты: наименование школы, вид документа, дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту (вид мероприятия), сам текст, отметка о приложении (если есть), подписи председателя и секретаря заседания.

? Учредитель запросил информацию о решении педсовета школы. Школа предоставила копию протокола. Это правильно?
Узнать решение {amp}gt;{amp}gt;
Решение школы неверное. Нужно оформить выписку как точную копию части подлинного протокола, чтобы донести принятые на заседании решения до учредителя. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос повестки дня и текст, который отражает обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола заверяет секретарь. Если выписку составляют для другой организации, то заверяет руководитель.

Как вести и регистрировать протоколы

Поручите вести протоколы секретарю заседания. Пусть он составляет их на основании стенограммы или диктофонной записи, своих рукописных записей, а также текстов докладов, выступлений, справок и проектов решений. Секретарем может быть секретарь руководителя или один из участников совещания, заседания, собрания.

Протокол подписывают председатель и секретарь. Копии предоставляют участникам совещания. Можете разослать их по электронной почте. Согласовывать протокол и знакомить с ним под подпись участников не нужно.

Регистрируйте протокол в учетной форме. Указывайте порядковый номер протокола, дату заседания, Ф. И. О. и должность председателя, дополнительную информацию в графе «Примечание». Смотрите образец журнала регистрации протоколов в конце статьи.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Номер протокола присваивайте по порядковому номеру заседания. Нумерацию ведите в пределах учебного года.

Дата протокола – дата заседания. Если в образовательной организации не используют СЭД, то дополните журнал регистрации графой «Выполнение поручений по протоколу». В каждом протоколе может быть несколько поручений. Учитывайте их так: первая цифра – номер вопроса в повестке дня; вторая, написанная через косую черту, – номер задания по этому вопросу.

Протоколы с разными сроками хранения учитывайте в отдельных регистрационных формах.

? Кого назначать председателем заседаний?
Узнать ответ {amp}gt;{amp}gt;
Председатель – обязательный участник любого совещания, заседания, собрания. Обычно это директор или заведующий, их заместители или руководитель структурного подразделения. Председатель выступает с инициативой провести совещание, определяет повестку дня и состав участников, дает оценку их действиям, ставит задачи.

По Вашим многочисленным просьбам, мы продлеваем акцию и увеличиваем скидку до 30% на все программы профессиональной переподготовки и повышения квалификации. Успейте подать заявку на семинары по 499 руб. Акция действует весь январь!

Внимание! Стоимость смотрите в прайсах! Меняется при приеме заявки.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Титульный лист на титульном листе указывайте даты начала и окончания ведения журнала. Регистрируйте протоколы в пределах календарного года .Номер поручения .Эти цифры возьмите в протоколе. Первая цифра – номер вопроса в повестке дня, а вторая – номер поручения по этому вопросу