Работа в пути и разъездной характер работы

Трудовое законодательство

Трудовой кодекс выделяет два вида компенсационных выплат. В соответствии со ст. 129 ТК РФ компенсационные выплаты — это доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера. При этом компенсации в смысле названной статьи:

  • являются элементами оплаты труда, не предназначенными для возмещения физическим лицам конкретных затрат, связанных с непосредственным выполнением трудовых обязанностей;
  • включаются в базу для начисления страховых взносов.

Второй вид компенсационных выплат предусмотрен ст. 164 ТК РФ. Согласно положениям данной статьи под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей. К таким компенсациям относятся суммы возмещений, выплачиваемых:

  • при направлении в служебные командировки;
  • сотрудникам, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер;
  • работающим в полевых условиях и др.

Данные выплаты не входят в систему оплаты труда, а потому не должны облагаться страховыми взносами. При этом в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником необходимо указать, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер.

О них тоже хотелось бы рассказать. Суточные при разъездном характере работы не зависят от фактических затрат сотрудника, и их не нужно подтверждать документально.

В соответствии со статьёй 168.1 ТК РФ, предприятия имеют право оплачивать специалистам дополнительные расходы, которые связаны с проживанием за пределами постоянного места жительства. Компенсации данного рода тоже не облагаются взносами и НДФЛ.

Однако в коллективном договоре должен обозначаться размер таких выплат, порядок их начисления и случаи, при которых это допускается. Этот факт подтверждён в письмах Минфина РФ от 04.09.2009, а также от 07.06.2011 и 07.06.2011.

Постоянная деятельность сотрудника, связанная с постоянно совершаемыми им служебными передвижениями, делится на труд (ст. 168 ТК РФ):

  • в экспедиции;
  • в полевых условиях;
  • в пути;
  • разъездную работу.

Четкие определения рассматриваемого характера работы законодательно не установлены, поэтому предприятие само устанавливает их с учетом ряда определяющих признаков, когда:

  1. Трудящийся проводит за территорией компании значительную долю рабочего времени, исполняя в это время свои фактические обязанности.
  2. Основные обязанности сотрудника предусматривают разъезды.
  3. Иные критерии определяются работодателем в индивидуальном порядке по отношению к конкретной должности.

Работа в пути и разъездной характер работы

Внутренним нормативным документом организация определяет должности с типом работы переездами (ст. 168 ч. 2 ТК РФ) и фиксирует территорию обслуживания для производственных передвижений.

Пределом для территории указывается отдельный субъект Федерации или его район, ряд субъектов или вся территория РФ.

В соответствии со ст. 166 ТК РФ служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются. Однако это не означает, что расходы на проезд таким работникам не компенсируются. Ведь согласно ст. 164 ТК РФ компенсации — это денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных предусмотренных федеральным законом обязанностей.

Условие о компенсации целесообразно прописать в трудовом (или коллективном) договоре. В соответствии с этим документом работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату.

Таким образом, работодатель вправе установить компенсацию в виде денежных выплат в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей.

Отсутствие условия о компенсации в трудовом договоре не лишает работника права на компенсацию, просто доказывать его будет несколько сложнее. Для возникновения обязанности выплатить компенсацию на проезд достаточно подтверждения того, что работа сотрудника носит разъездной характер.

Выплачиваемая компенсация является элементом заработной платы работника. Согласно ст. 129 ТК РФ заработная плата — это вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера.

Работа в пути и разъездной характер работы

расходы по проезду;

расходы по найму жилого помещения;

дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками работников, а также перечень работ, профессий, должностей этих работников устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также устанавливаться трудовым договором.

Проблемы у работодателей возникают из-за того, что перечень возмещаемых расходов аналогичен перечню возмещаемых работникам расходов при служебных командировках. Однако работа в пути к служебной командировке не относится (ст. 166 ТК РФ). Возникает вопрос: в каком размере можно компенсировать работнику понесенные затраты.

Если по расходам на проживание, проезд (и иным затратам, разрешенным работодателем) все более или менее ясно — работник должен представить в бухгалтерию документы, подтверждающие понесенные им расходы, то с размером суточных — сложнее. А то, что суточные обязательно должны выплачиваться работнику, если в процессе выполнения свой работы он не имеет возможности в течение суток вернуться домой, подтвердил Верховный Суд Российской Федерации в Решении от 04.03.2005 N ГКПИ05-147.

Обратите внимание, что ст. 168.1 ТК РФ не содержит ограничений на размер устанавливаемой компенсации расходов, в том числе и суточных — ни минимальной, ни максимальной. Большинство специалистов склоняется к тому, что размер суточных не должен превышать тот размер, который установлен в организации для работников, направляемых в командировку.

Отличие работы в пути от разъездного характера работы

Работа в пути и разъездной характер работы

Её хотелось бы отметить особым вниманием. Разъездной характер работы в первую очередь носит та деятельность, которая осуществляется при движении того или иного транспортного средства. Это было отмечено ещё в постановлении Совмина РСФСР от 12.12.1978, положение которого остаётся актуальным до сих пор.

Речь идёт о работниках автомобильного и речного транспорта. Это капитаны-наставники, лоцманы, контролеры и кондукторы (автобусов, троллейбусов, трамваев, электричек), водители и т. д.

В этих случаях подтвердить разъездной характер работы очень просто. Для этого предоставляются путевые листы, приказы или отчеты по рейсам.

Важно

К междугородным перевозкам относят перевозки грузов и пассажиров, осуществляемые за пределы города (другого населенного пункта) на расстояние более 50 км. Регулярными междугородными перевозками пассажиров считаются перевозки по утвержденным маршрутам и расписанию. К работникам, чья работа имеет разъездной характер или связана с систематическими служебными поездками в пределах обслуживаемых ими участков, относят: – ревизоров автомобильного транспорта;– контролеров автомобильного транспорта;– водителей автомобилей, занятых на линейных работах по строительству, ремонту и содержанию автомобильных дорог и дорожных сооружений на них.

Персональный список работников утверждает, исходя из условий их работы и характера поездок, руководитель предприятия по согласованию с профсоюзом с учетом того, что в течение месяца работники фактически находятся в разъезде 12 и более дней.

Например, в одной организации юрист целый день проверяет договоры, а в другой — через день ездит по судам. Или в одной организации менеджер по персоналу находится все время в одном офисе, а в другой — целый день посещает торговые точки организации для работы с персоналом. Таким образом, кому из работников установить разъездной характер работы, работодатель решает исходя из специфики своей деятельности.

  • закрепить такой характер работы в трудовом договоре;
  • компенсировать работникам расходы согласно нормам законодательства, а также наиболее выгодным для себя способом.

Работа в пути и разъездной характер работы

ВОЗМЕЩЕНИЕ РАСХОДОВ Согласно ст.

Особенности подвижного и разъездного характера работы Необходимо учитывать, что работы подвижного и разъездного характера являются для работника постоянными. Например, водитель автомобиля постоянно находится в поездках, разъездах по заданию нанимателя. При этом норму рабочего времени ему устанавливают в соответствии с Положением о рабочем времени и времени отдыха для водителей автомобилей, утвержденным постановлением Минтранса РБ от 25.11.2010 № 82.

На нанимателя возложена прямая обязанность обеспечить работника средствами, необходимыми ему для выполнения трудовых обязанностей. В отличие от командировочных расходов (суточные, расходы по найму жилого помещения), которые выплачивают только за время командировки, денежное возмещение (надбавку) за разъездной и (или) подвижной характер работы работник получает постоянно в составе заработной платы.

Чтобы решить, какой способ использовать, работодатель должен принять во внимание не только дополнительные расходы, связанные с выплатами (налогообложение, уплата страховых взносов), но и документооборот — дополнительный документооборот косвенно увеличивает расходы работодателя (оплата времени работников).

Расходы на транспорт работник подтверждает авиа- и (или) железнодорожными билетами, проездными билетами на автобус (иной транспорт), а в случае использования личного или служебного автотранспорта — чеками, квитанциями, маршрутными, путевыми листами и т. д.

Для работника с характером работы в трудовом договоре «в пути» в отличие от разъездного характера возможности вернуться домой по окончании рабочего дня нет. При таком характере работы длительное пребывание в пути обязательно. Зачастую работу в пути выполняют стюардессы, пилоты, проводники, капитаны водного транспорта, дальнобойщики. Такой характер работ свойственен работникам транспортного сектора.

расходы по проезду;

Позиция чиновников

По мнению Минтруда (Письмо от 30.09.2014 N 17-4/В-462), от обложения страховыми взносами освобождаются только те выплаты, которые направлены на возмещение документально подтвержденных расходов «разъездников», то есть суммы, выплачиваемые работодателем на основании представленных сотрудником проездных билетов, гостиничных счетов и т.д.

Если следовать этому подходу, суммы, выплачиваемые в процентах от тарифной ставки (оклада), не являются компенсационными. Следовательно, они должны включаться организацией в базу для начисления страховых взносов.

Обратите внимание! Минфин в новом Письме, высказывая свою позицию в отношении обложения «разъездных» компенсаций НДФЛ, указал: выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками работников-«разъездников», не облагаются НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором (Письмо от 22.01.

Из текста Письма от 30.07.2014 N 03-04-06/37488 следует, что Минфин говорит о НДФЛ при возмещении организацией именно дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (выплаченных «разъездникам» суточных). При этом обоснование позиции и вывод те же — используются ссылки на ст. ст. 164 и 168.1 ТК РФ, п. 3 ст.

Причем и ранее Минфин не указывал, что компенсационный характер выплат определяется наличием документов, подтверждающих несение работником конкретных расходов (Письма от 14.07.2014 N 03-03-06/4/34093, от 25.10.2013 N 03-04-06/45182, от 05.07.2013 N 03-04-06/25956).

Предлагаем ознакомиться:  Взыскание долга по расписке. Как вернуть долг с физического лица.

Как видим, финансовое ведомство (в отличие от Минтруда) не требует наличия документов, подтверждающих расходы сотрудника, и не считает необходимым облагать НДФЛ суммы, неподтвержденные документами. Таким образом, Минфин и Минтруд по-разному понимают компенсационную направленность производимых работодателем выплат.

Разъездные сотрудники

Они также имеют отношение к обсуждаемой теме. За топографо-геодезические и геологоразведочные работы в полевых условиях положена компенсация. Поскольку деятельность в этом случае осуществляется в обстановке с необустроенным бытом. И к тому же далеко за пределами населённых пунктов городского типа.

Также компенсации положены и экспедиторам. Деятельность этих работников заключается в предоставлении транспортно-экспедиционных услуг. Она также носит разъездной характер, так как экспедитор сопровождает груз к месту назначения, дабы обеспечить его сохранность и после вручения оформить приёмо-сдаточную документацию.

ЭТО ВАЖНО! Необходимо соблюдать недельную норму продолжительности рабочего времени, установленную законодательством для различных режимов и отдельных категорий работников (например, с вредными условиями труда), в среднем за учетный период. Продолжительность ежедневной работы (смены) не должна превышать 10 ч.

Вахтовый метод организации работ следует применять при значительном удалении производственных объектов (участков) от места нахождения организации, при нецелесообразности выполнения работ обычными методами, а также в целях сокращения сроков строительства объектов. Выполнение работ производит сменный (вахтовый) персонал, который систематически через определенное время возвращается к месту нахождения организации.

Местом работы при вахтовом методе считают объекты (участки), на которых осуществляется непосредственная трудовая деятельность.Комплектовать вахтовый (сменный) персонал следует из работников, состоящих в штате организации, не имеющих медицинских противопоказаний к выполнению работ вахтовым методом, с их согласия. ЭТО ВАЖНО!

К работе на вахте нельзя привлекать работников моложе 18 лет, беременных и женщин, имеющих детей в возрасте до 3 лет (ст. 263 и 274 ТК). Установить продолжительность вахты свыше 30 календарных дней можно только с дополнительного согласия работника (ст. 94 ТК). При вахтовом методе организации строительных работ для рабочих, руководителей и специалистов наниматель по согласованию с профсоюзом (при его наличии) может применять суммированный учет рабочего времени, как правило, на месяц или другой период. Продолжительность рабочего времени за учетный период не должна превышать норму времени этого периода, установленную законодательством.

Определение ВАС РФ от 11.04.2013 N ВАС-4018/13 по делу N А71-6499/2012

Судья Верховного Суда отказал Управлению ПФР в пересмотре дела N А65-28256/2013, которое Постановлением АС ПО от 04.09.2014 было разрешено в пользу организации. Контролеры настаивали на том, что выплаты, компенсирующие работникам понесенные ими и документально подтвержденные затраты, не являются объектом обложения страховыми взносами. Однако если компенсация никак не связана с каким-либо возмещением фактических затрат, то она облагается страховыми взносами.

Спор возник в отношении выплаченных водителям-экспедиторам сумм из расчета 0,18 — 0,25 руб. за 1 км пути. Арбитры решили: денежные средства, выплаченные обществом своим работникам, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и имеют компенсационный характер (ст. 168.1 ТК РФ).

Коллегия судей ВАС согласилась с мнением ФАС ПО (Постановление от 13.03.2014 по делу N А65-12595/2013) о том, что компенсационные выплаты (суточные) в фиксированной сумме <1> не являются объектом обложения страховыми взносами и признали необоснованным доначисление организации 3,2 млн руб. страховых взносов и соответствующих им пени.

Отклоняя довод органа ФСС о том, что выплачиваемые суточные являются надбавками за разъездной характер работы и входят в систему оплаты труда, арбитры указали: поскольку трудовое законодательство обязывает работодателя выплачивать компенсацию и предоставляет право начислять надбавку, надбавка может быть выплачена только в дополнение к компенсации и только в случае, если это предусмотрено трудовым договором или локальным актом организации. Соответственно, при отсутствии других выплат спорные суммы следует считать компенсационными.

Коллегия судей ВАС не нашла оснований для отмены Постановления от 26.03.2014 по делу N А54-2553/2013, в котором ФАС ЦО встал на сторону контролеров (органа ФСС). В данном случае в трудовых договорах было указано, что работнику устанавливаются согласно штатному расписанию оклад и компенсационная выплата (суточные) за разъездной характер труда.

Этот вид выплат был предусмотрен коллективным договором, имелся утвержденный перечень должностей сотрудников, работа которых носит разъездной характер, размер ежемесячных компенсационных выплат был установлен за полностью отработанную норму рабочего времени. Начисление производилось пропорционально фактически отработанному времени.

Арбитры указали: состав компенсационных выплат в коллективном договоре не расшифрован, конкретный размер компенсации зависит от занимаемой должности и отработанного времени. Организация не доказала, что данные выплаты связаны с возмещением сотрудникам дополнительных расходов, возникших вследствие разъездного характера работы.

Размер ежемесячных выплат «разъездникам» зависит от занимаемой должности и рассчитывается пропорционально отработанному времени (Постановление ФАС ВВО от 17.07.2013).

Организацией не представлены:

  • документы, указывающие на то, какие расходы несли работники;
  • локальный нормативный акт, устанавливающий перечень расходов работников, подлежащих компенсации работодателем.

При таких обстоятельствах спорные выплаты являются составной частью заработной платы и подлежат включению в базы для исчисления страховых взносов и НДФЛ.

Компенсация выплачивалась работникам, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер при сопровождении и охране вагонов, контейнеров с грузами в поездах и выполнении оперативно-профилактической работы на линейных станциях участка обслуживания, в размере 50 руб., если время нахождения в пути составит менее 12 часов;

Судьи решили: указанные выплаты не являются возмещением понесенных работниками конкретных (определенных) расходов, подтвержденных соответствующими документами, не являются выплатами суточных, а имеют фиксированный размер в зависимости от времени нахождения в пути (50 или 100 руб.) <2>.

Как видим, в обоих случаях одной из причин, которые повлияли на вердикт судей, стало непредставление документов, подтверждающих виды и размер понесенных работниками расходов.

Локальным нормативным актом организации было предусмотрено:

  • под работниками общества, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, следует понимать всех принятых на работу в транспортный отдел в должности «Водитель», и работающих на транспортных средствах согласно приложению 3;
  • расходы, связанные со служебными поездками работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, возмещаются в зависимости от маршрута поездок в размерах, установленных в приложениях 1 и 2. Соответствующие суммы выплачиваются работникам перед поездкой в денежной форме из кассы предприятия при наличии оформленного путевого листа.

Отменяя решение Управления ПФР о доначислении страховых взносов, арбитры указали: спорные выплаты не являются суточными по смыслу трудового законодательства, однако, исходя из их направленности и экономического содержания, могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника.

Доказательств, подтверждающих, что названные выплаты являлись оплатой труда работников в рамках трудовых отношений (с учетом понятия, приведенного в ст. 15 ТК РФ), носили систематический характер, зависели от трудового вклада работников, сложности, количества и качества выполняемой работы, исчислялись исходя из установленных окладов, тарифов, надбавок, периода трудового стажа, материалы дела не содержат.

Выплаченные обществом своим работникам денежные средства при направлении их в служебные поездки являются компенсационными и установлены в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых обязанностей вне места постоянной работы, не входят в систему оплаты труда и, следовательно, не облагаются страховыми взносами.

По мнению автора, в данном случае важными являются два нюанса. Во-первых, контролеры не стали обращаться в Верховный Суд с заявлением о пересмотре дела (очевидно, невысоко оценив свои шансы на успех). Во-вторых, выделенная выше фраза практически воспроизводит вывод, сформулированный в Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.

2012 N 4357/12. В нем также сказано: денежные средства (названные суточными), выплаченные обществом своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и не могут быть признаны доходом (экономической выгодой) налогоплательщика-работника, подлежащим обложению НДФЛ.

Работа в пути и разъездной характер работы

Казалось бы, ситуации разные: разъездной характер работы (работа в пути) и однодневная командировка, страховые взносы и НДФЛ. Однако Арбитражный суд Уральского округа, хотя и не дал прямую ссылку на Постановление N 4357/12, тем не менее посчитал возможным привести почти дословную выдержку из него и вынес решение в пользу организации.

Обратите внимание! В Определении ВС РФ от 23.12.2014 N 306-КГ14-6099 по делу N А65-28256/2013, рассматривая спор в отношении обложения страховыми взносами сумм «разъездных» компенсаций (водителям-экспедиторам из расчета 0,18 — 0,25 руб. за 1 км пути), судья Верховного Суда прямо сослался на Постановление N 4357/12.

И в Определении ВАС РФ от 09.07.2014 N ВАС-8467/14 по делу N А65-12595/2013 (тоже в пользу организации, которая выплачивала водителям-экспедиторам 1000 руб. за каждые сутки в связи с невозможностью ежедневного возвращения к месту постоянного жительства) также подчеркнуто, что коллегия судей ВАС исходит из правовой позиции, представленной в Постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12.

По мнению автора, это свидетельствует о том, что судебная практика постепенно вырабатывает единый подход к оценке выплат в качестве компенсационных. Суть этого подхода в том, что любой работник, вынужденный выполнять служебные обязанности вне места нахождения организации, вправе рассчитывать не только на возмещение документально подтвержденных расходов, но и на выплату дополнительной суммы для удовлетворения социально-бытовых потребностей.

Спор с Управлением ПФР возник по поводу компенсационных выплат за разъездной характер работы, которые производились на основании ежемесячных табелей учета по разъездному характеру работ и табелей-расчетов. Суд решил, что суммы являлись возмещением расходов, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, то есть расходов, связанных со служебной поездкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника и поэтому не облагаются страховыми взносами.

Специфика оформления

разъездной характер работы

Положение о типе занятости может быть в виде отдельного документа или являться дополнением к Правилам распорядка компании. В любом виде документ должен утверждаться приказом руководства. Сотрудники организации, для которых установлен рассматриваемый тип занятости, должны ознакомиться с документом и поставить собственноручно подпись (ст. 68 ТК РФ).

Если разъездной вариант занятости устанавливается трудящемуся при его оформлении в компанию, то указанное требование закрепляется пунктом трудового контракта. Если такая потребность возникла уже в ходе деятельности сотрудника, то условие оформляется дополнительным соглашением к контракту. В случае несогласия работника и при полном законодательном соблюдении процедуры администрация предприятия вправе воспользоваться нормами ТК РФ (ст. 74) вплоть до расторжения трудовых отношений сторон.

Тип занятости также должен найти отражение в приказе о приеме (при поступлении нового работника) и приказе в произвольной форме (для действующего сотрудника).

Приказ по установлению типа деятельности необходим для уведомления о соответствующем статусе некоторых должностных лиц. Текст трудового договора не относится к открытой информации, поэтому, к примеру, бухгалтер узнает о необходимости начисления работнику надбавки непосредственно из приказа.

В организации список должностей, за которыми закреплен разъездной тип работы, может подвергаться корректировкам. Чтобы не менять в целом Положение, допускается определить подобный перечень специальным приказом руководства.

Порядок учета поездок и документооборота предприятием устанавливается самостоятельно (в отличие от командировки). В качестве образца могут использоваться бланки служебного задания или удостоверения командированного (для разработки листа маршрута).

Предлагаем ознакомиться:  Ходатайство на улучшение условий в общежитии с места работы образец

В любом оформленном документе обязательны подпись руководства и подпись работника.

Внимание! Приказ о направлении сотрудника с разъездным характером работы в служебную поездку не оформляется.

Если передвижения по службе осуществляются на автотранспорте предприятия, то обязательно оформление путевого листа (в одном экземпляре), выдаваемого водителю (под расписку).

Обязательные пункты путевых документов (Приказ Минтранса РФ №152):

  • номер документа, его наименование;
  • время действия документа;
  • информация о собственнике автомобиля;
  • данные водителя ТС;
  • данные транспортного средства.

Обязательно проставление дня выдачи, печати и штампа организации-собственника ТС.

Путевой лист регистрируется в специальном журнале, срок хранения которого в организации должен быть не меньше 5 лет. Желательно регистрировать также служебные задания с отметками о месте назначения, цели, времени прибытия на объекты.

 положение о разъездном характере работы

Документально оформленный передвижной вид занятости влияет на сокращение административных издержек компании, а в ряде ситуаций – на уменьшение трат на поездки и оплату труда работников.

Общество с ограниченной ответственностью «ААА» (ООО «ААА»)

25.12.2015 г.

г. Москва

Приказ № 1001-П
об утверждении должностей работников,
постоянная работа которых носит разъездной характер

Руководствуясь ст. 168.1 ТК РФ,

приказываю:

Установить разъездной характер работы работникам, принятым и вновь принимаемым на работу на следующие должности:
— курьер;
— водитель;
— страховой агент;
— помощник юриста.

Генеральный директор _________/Иванов А.А./

Выше было немного рассказано про разъездной характер работы. Что это значит, понять можно. Теперь стоит поговорить о специфике оформления данной деятельности.

Представители фондов и ИФНС тщательно проверяют документы, которые предоставляются в качестве подтверждения правомерности возмещения «разъездным» сотрудникам пресловутых расходов. Почему? Потому что компенсация учитывается при осуществлении расчета налога на прибыль. А ещё она освобождена от НДФЛ и страховых взносов, поскольку является выплатой, связанной с исполнением человеком своих обязанностей.

Итак, чтобы у налоговых представителей не возникало вопросов к руководству и сотрудникам, необходимо отразить в коллективном договоре условия, определяющие разъездной характер работы. Также они должны быть обозначены в локальных нормативных актах и соглашениях. В этих же документах необходимо указание размера компенсаций.

Данные требования обозначены письмом ФНС РФ от 06.08.2010 и положением Министерства здравоохранения и социального развития от 27.02.2010.

О документации

Несмотря на всё вышеперечисленное, тем организациям, которые выплачивают сотрудникам компенсации, не помешает сохранять документы, способные подтвердить разъездной характер работы. Что это значит? То, что бывают форс-мажоры и непредвиденные проверки, в ходе которых данные бумаги могут пригодиться. К ним относятся следующие документы:

  • Планы поездок, утверждённые руководством.
  • Журналы учёта служебных командировок.
  • Маршрутные листы.
  • Менеджерские отчёты о встречах.

разъездной характер работы что это значит

Судебная практика показывает, что если в момент осуществления проверки у организации не будет в наличии этих документов, то проверяющие из налоговой службы вполне смогут исключить средства, ушедшие на компенсации, из расчёта налога на прибыль. А это означает дополнительное начисление взносов и НДФЛ.

Возмещение расходов на поездки

Однако имеются случаи, когда контролеры пытаются доначислить страховые взносы даже на суммы документально подтвержденных расходов. Например, одной из организаций пришлось пройти четыре уровня судебных инстанций, чтобы отстоять право не начислять страховые взносы с сумм, выплаченных в качестве возмещения работникам (контролерам энергосбыта, электромонтерам по эксплуатации электросчетчиков, инспекторам инженерно-инспекторского отдела) расходов на проезд в городском транспорте (Постановление ФАС ВСО от 24.03.2014 по делу N А74-2551/2013).

К сведению. Одним из аргументов проверяющих был довод о том, что выплаты отражались обществом по счету 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», предназначенному в том числе для отражения информации о суммах, на которые начисляются страховые взносы. Судьи отклонили этот довод, отметив, что использование бухгалтером в нарушение утвержденного рабочего плана счетов организации ненадлежащего счета (70 вместо 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям») не меняет сути выплаты.

В данном случае локальным нормативным актом организации, должностными обязанностями и трудовыми договорами (дополнительными соглашениями к ним) была предусмотрена компенсация фактических расходов на проезд согласно представленным работником проездным билетам. Одновременно приказом директора был установлен предельный размер ежемесячной компенсации, который ежегодно пересматривался в связи с увеличением стоимости разовой поездки.

Работники аккуратно представляли билеты, однако сумма компенсации определялась исходя из утвержденной директором величины возмещения, количества рабочих дней в месяце и фактически отработанных смен и выездов работника согласно нарядам. В результате выплачиваемые работникам суммы оказались чуть меньше реальных затрат на проезд согласно сданным билетам.

Контролеры, составив по каждому работнику соответствующие таблички, зафиксировали указанные расхождения и заявили, что выплаченные организацией суммы не являются возмещением реально понесенных расходов, а рассчитаны за отработанные по табелю дни (смены). Следовательно, такие суммы должны признаваться частью заработной платы и облагаться страховыми взносами.

Обратите внимание! Суд первой инстанции поддержал контролеров и признал доначисление страховых взносов обоснованным (Решение Арбитражного суда Республики Хакасия от 23.09.2013 по делу N А74-2551/2013).

Арбитры второй и третьей судебной инстанций встали на сторону организации, указав, что выплата направлена на возмещение затрат, связанных с исполнением работниками трудовых обязанностей, не носит систематический характер, не входит в структуру заработной платы в соответствии со ст. 129 ТК РФ, предусмотрена локальными нормативными актами и ограничена обществом максимальным размером.

Особо судьи отметили следующее. Сотрудникам, работа которых носит разъездной характер, фактически отработавшим по табелю учета рабочего времени все рабочие дни, но не понесшим расходы на проезд в городском транспорте в соответствующий период, возмещение не выплачивалось, что также свидетельствует об особом характере и экономической направленности спорной компенсации, выплата которой не зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда, достижения определенного трудового результата, а направлена только на компенсацию фактически произведенных работником расходов. Коллегия судей ВАС отказала Управлению ПФР в пересмотре дела, поддержав позицию нижестоящих судов (Определение ВАС РФ от 14.07.2014 N ВАС-9061/14).

При постоянной работе, имеющей разъездной тип, есть два варианта возмещения.

  1. Возвращаются расходы по перемещениям, подтвержденным документами, исключая суточные (ст.168 ТК РФ). Иначе указанные суммы не будут относиться на расходы.
  2. Компенсации затрат предусматривает не выплату сотруднику подтвержденных им расходов, а выплату фиксированной надбавки за разъездной характер работы, величина которой предусмотрена ЛНА.

Компания, выбирая один из вариантов, должна учитывать не только сопутствующие расходы по налогообложению и страховым взносам, но и дополнительный документооборот, увеличивающий расходы компании косвенным образом через оплату времени трудящихся.

Возмещение расходов при разъездном характере работы по официальным документам чаще востребовано при продолжительных служебных поездках работников в иные районы или за пределы страны.

  • Транспортные расходы подтверждаются билетами на использованный вид транспорта, а при поездках на личном или служебном автомобиле — путевыми листами, квитанциями.
  • Проживание подтверждается кассовым чеком или документом строгой отчетности.

Руководство самостоятельно решает, какие документы учитывать для подтверждения нахождения сотрудника в служебной поездке, и нужно ли согласование с руководством по таким поездкам.

разъездной характер работы тк рф

Введение надбавки при передвижном виде деятельности применимо, если сотрудник выполняет поездки преимущественно внутри одного населенного пункта (одной местности). У него отсутствуют затраты на проезд и жилье в иных регионах или за границей РФ, а затраты по транспорту относительно небольшие, их размер известен (если, к примеру, востребован только на проезд в городском транспорте). Надбавка платится сотруднику, выполняющему работу при одновременном нахождении в поездках в течение всего рабочего времени или большей его части.

Допускается еще один вариант компенсации расходов – комбинированный. При этом способе возмещение расходов по транспорту, найму жилья и на иные расходы, понесенные трудящимся с ведома руководства, выполняется по подтверждающим документам, а суточные траты возмещаются за счет надбавки (ст.168.1 ТК РФ).

Размер возмещения

Размер надбавки законом не регулируется, работодатели имеют право на самостоятельное определение размера надбавок с учетом экономической целесообразности и с фиксированием их в ЛНА.

По некоторым отраслям, связанным с речным, автомобильным транспортом и автомобильными дорогами, доплачивается надбавка в 20% от оклада, в строительстве величина компенсации составляет 15%-20% в зависимости от количества дней в поездках.

Предполагается, что добавочная сумма должна компенсировать транспортные, суточные и иные возможные траты. Поэтому при таких выплатах получающие их не обязаны предоставлять подтверждающие расходы документы. Подобный вариант оплаты облегчает документооборот и не предусматривает дополнительных затрат времени на оформление документов.

Документально подтвержденные расходы на служебные поездки не облагаются налогом на доходы граждан по форме НДФЛ и страховыми взносами (Письмо МФ РФ № 03-04-06/1626, 22.01.2015). Обложение обязательными платежами указанных сумм отсутствует, потому что выплата носит компенсационный характер и связана с исполнением трудящимся обязанностей по его должностной инструкции (ст. 217 НК РФ).

При этом обязательна отметка о характере занятости и оплаты (компенсационной) в соглашении, коллективном договоре, внутренних актах. Оплата не облагается по НДФЛ в размерах, ограничиваемых внутренними документами компании или договорами (ст. 217 НК РФ).

Выплаты освобождаются от взносов по страхованию в пределах значений, определяемых коллективным или трудовым договорами, нормативными актами организации (Письмо ФСС РФ №14-03-11/08-13985 от 17.11.2011, ФЗ №212 от 24.07.2009).

Внимание! Выплачиваемые при разъездной занятости суточные могут превышать размер, установленный для командировок. Они не облагаются налогом на доходы граждан в полном размере, так как служебные поездки не признаются командировками и на них не распространяется установленный лимит.

Предприятие не обязано иметь обособленную структуру, создавать специально и регистрировать в налоговом органе в местности, где его специалист с разъездным характером занятости выполняет предусмотренные договором обязанности (Письма МФ РФ №03-02-07/1-50 от 03.01.2012, № 03-02-07/1/18634 от 24.05.2013). Рабочее место сотрудника считают оборудованным, если в наличии условия, необходимые для нормального выполнения должностных обязанностей.

Руководство компании должно обращать внимание на правильность оформления документов, так как от этого зависят выплаты или надбавки, причитающиеся в зависимости от определенного характера труда.

В ситуации, когда вид деятельности не отмечен в трудовом договоре, но предоставлены его документальные подтверждения, судебное решение может признать его таковым.

Пример

Иван Федоров, трудившийся в ЗАО «Строй» в должности водителя, обратился в суд с заявлением об оплате долга по заработной плате и суточных за время, проведенное в командировках.

Судом было установлено, что Федоров трудился по договору, которым, кроме работы по основному месту занятости, предусматривалось исполнение трудовых обязанностей в обособленных структурах ЗАО.

Предлагаем ознакомиться:  Заполнение личной карточки работника формы Т-2: инструкция, исправления, пример.

 суточные при разъездном характере работы

Заявителю в возмещении суточных было отказано (Определение Московского суда по делу №33-24126, 25.10.2011).

Несмотря на то, что в договоре не указан особый характер работы Федорова, фактически его занятость имела разъездной характер. В подтверждение были приняты путевые листы, по которым сотрудник ежедневно перемещался между разными пунктами, находясь все время в пути.

Постоянные перемещения между пунктами, указанными в договоре, или деятельность разъездного характера командировками не признаются (ст. 166 ТК РФ). Труд водителя служебного транспорта не относится к командировкам, в трудовом договоре обязанность Федорова по выполнению служебных поездок в подразделения ЗАО была четко указана.

Судебная коллегия решение областного суда не изменила.

Еще одним немаловажным вопросом, заботящим многих работодателей, у которых уже предусмотрен разъездной характер работы сотрудников, и тех, которые только хотят его установить, является вопрос о гарантиях и компенсациях, их размерах и порядке предоставления.

надбавка за разъездной характер работы

Перечень компенсаций работнику при направлении его в служебную поездку законодательно установлен (ч. 1 ст. 168.1 ТК РФ). В нем упомянуты:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Выводы на основании судебной практики

Итак, на протяжении одного года (2014) ВАС и ВС РФ признали обоснованными судебные решения, содержащие противоположные выводы. В первых двух случаях судьи встали на сторону организаций, не настаивая на том, что от обложения страховыми взносами освобождаются только документально подтвержденные расходы.

В последнем случае суды указали на отсутствие расшифровки видов понесенных работниками расходов. При этом в первых двух случаях выплаты производились водителям, совершающим длительные поездки, в третьем — председателю совета райпо, председателю правления, главному бухгалтеру, экономисту, товароведу, шоферу (Решение Арбитражного суда Рязанской области от 18.10.

2013 по делу N А54-2553/2013). По мнению автора, других принципиальных различий в рассмотренных ситуациях нет. Возможно, поэтому у судей и возник вопрос о том, какие дополнительные расходы, требующие возмещения, могли возникать у руководства организации, главного бухгалтера, экономиста. А поскольку организация не смогла представить соответствующие пояснения и доказательства, арбитры квалифицировали спорные выплаты в качестве обычной надбавки к заработной плате.

Отметим еще два случая, когда коллегия судей ВАС (в 2013 г.) поддержала вердикт нижестоящего суда, вынесенный в пользу контролеров.

Обратите внимание! Контролеры подали заявление о пересмотре дела. На момент подготовки данной статьи рассмотрение дела не завершено, оно находится в Верховном Суде. Считаем, есть основания предполагать, что выводы АС ВВО будут поддержаны. И тогда в других аналогичных случаях у контролеров будет еще меньше шансов доказать правомерность доначислений. Однако заинтересованным читателям необходимо следить за развитием событий.

Расчёт фиксированной надбавки

Правда, в некоторых организациях такой подход не практикуется. Руководство просто осуществляет ежемесячное начисление средств на счет работника в определённом объёме (фиксированном, как правило). Правда, в этом случае есть вероятность, что представители фондов и ИФНС посчитают выплаты данного характера надбавкой за особые условия труда, а не компенсацией.

В других же случаях сотруднику выдаётся карта (с лимитом или без), и по совершённым с ней операциям руководству приходит банковский отчёт.

Так, допустим, на предприятии вышел приказ, в соответствии с которым водитель-экспедитор получит надбавку в размере 15 000 рублей за разъездной характер его работы. В следующем месяце её включили в его зарплату, но удержали взносы и налоги. 1 950 рублей ушло в качестве НДФЛ (13%) и 3 300 (22%) – в Пенсионный фонд.

Экономические службы начислили сотруднику компенсацию в размере 20 400 р. Эта сумма получилась в результате сложения компенсации пресловутых затрат (12 000 руб.) и суточных (1 200 х 7 = 8 400). Он получает эти деньги «чистыми». Ведь речь идёт о компенсации, а она налогами не облагается.

Ведь эти надбавки входят в систему оплаты труда, о чём сказано в 129-й и 135-й статьях ТК РФ. Их выплата и всё, что с ними связано, не зависит от того, какое количество денег затрачивается работником по причине частых разъездов. Такая компенсация является надбавкой за то, что человек трудится в более неудобных условиях, в отличие от остальных.

Но и тут есть определённый нюанс. Данные выплаты представляют собой составную часть зарплаты. И поэтому их учитывают при расчёте налога на прибыль. А это значит, что они облагаются страховыми взносами, а также НДФЛ. Это минус, но зато у фондов и ИФНС никогда не возникнет никаких вопросов к выплате надбавок такого рода.

Не будет лишним упомянуть и то, как рассчитывается данная компенсация за разъездной характер работы и в каких случаях она применяется. Итак, фиксированная надбавка имеет место, если сотрудник:

  • Весь день или большую его часть пребывает в разъездах.
  • По рабочим обязательствам передвигается в пределах ограниченной местности.
  • Не тратит денег на проживание и проезд за границей или в других регионах в рамках своей трудовой деятельности.
  • Расходует сумму предсказуемых размеров.

Важно, чтобы работодатель отметил действие данной системы компенсаций на его предприятии в договоре. Это требование обозначено в 168-й статье. Разрешено использование такой формулировки: «Сотрудникам с разъездным характером работы положена ежемесячная надбавка, покрывающая расходы на проезд. Её размер – 12% от оклада».

Цифры приблизительные. Размер компенсации всегда определяется работодателем. Он может указать её либо в процентах от оклада, либо в конкретном денежном выражении, указав точную сумму.

Что ж, можно ещё многое рассказать о том, как высчитывается надбавка за разъездной характер работы и какие принципы должен соблюдать работодатель. Но и всё вышеперечисленное даёт понять, какие именно специалисты могут рассчитывать на компенсации и что нужно делать руководству, дабы избежать проблем, связанных с представителями ИФНС и фондов.

Работа в течение суток

расходы на проезд

Особого внимания заслуживает трудовая деятельность тех людей, которые в течение всего дня работают в движении. По сути, это и есть разъездной характер работы (в трудовом договоре это также отмечается). Речь сейчас идет о водителях общественного транспорта и передвижных отделений связи, а также шофёрах, занятых на перевозке почты.

Но это ещё не всё, что касается такой темы, как разъездной характер работы. Рабочее время должно быть нормировано, но в данном случае это не всегда осуществимо. Поэтому, если продолжительность этой деятельности превышает 12 дней в месяц, но сотрудники всё равно ежедневно возвращаются домой, им выплачивается 20-процентная надбавка. То есть, если месячная ставка равна 25 000 р., то в качестве компенсации к данной сумме прибавляется ещё 5 000 р.

В случаях, когда разъездная деятельность занимает менее 12 дней в месяц, человеку положена компенсация до 15%.

Отличие от командировок

Его важно принимать во внимание. Не все умеют разграничивать разъездную работу от служебной командировки. Поэтому очень важно, чтобы работодатель изначально прописал, какие именно должности на его предприятии предполагают данный характер трудовой деятельности. Это значительно облегчит процесс решения конфликтов с сотрудниками, которые обычно касаются вопросов оплаты труда во время разъездов.

Некоторые могут полагать, что рабочее время в таких случаях оплачивается по правилам, которые предписаны для служебных командировок. По среднему заработку, т. е. который определяется достаточно просто – средняя дневная з/п умножается на количество проведённых человеком дней в командировке. Так получается итоговая выплата.

Но здесь в силу вступает 167-я статья ТК РФ. Там указано, что сохранение средней з/п распространяется лишь на служебные командировки.

Разъездной характер труда не совместим с понятием командировки, представляющей собой поездку сотрудника на ограниченный период времени по производственному поручению и распоряжению работодателя из места постоянной занятости (ст. 166 ТК РФ).

За специалистом, отправленным в командировку, сохраняются занимаемое место (должность) и средняя заработная плата с возмещением:

  • трат на проезд;
  • затрат по оплате места проживания;
  • иных расходов при нахождении не в месте постоянного проживания (суточных);
  • затрат, одобренных руководством предприятия (мобильная связь).

Для оформления командировки на предприятии издается приказ, работнику оформляется служебное задание и удостоверение (командировочное). Командированный получает авансом деньги для расходов (проезд, проживание, суточные). По возвращении из командировки работник сдает отчет о проделанной работе, об израсходованных суммах и прикладывает документы по всем видам трат.

В отличие от периодического характера командировок (по мере необходимости) разъездная деятельность представляет собой составной элемент трудовой функции сотрудника и носит постоянный характер. Условия, определяющие указанный характер труда, в обязательном порядке отражаются в трудовом соглашении сторон (ст. 57 ТК РФ).

Внимание! Все поездки в рамках исполнения должностных обязанностей, оплачиваются по окладу, оговоренному при оформлении трудового контракта. Оплата по среднему заработку применяется только к командировкам (ст. 167 ТК РФ).

Если сотрудник, оформленный на труд с передвижным характером в пределах одного населенного пункта, будет направлен по делам предприятия в иной город, передвижение должно оформляться в виде командировки.

Большая ложка меда

Таковой, на наш взгляд, является Письмо Минтруда России от 23.01.2015 N 17-3/В-26, в котором чиновники высказали свою позицию по вопросу начисления страховых взносов в государственные внебюджетные фонды на суммы суточных, выплачиваемых работникам в связи с разъездным характером работы. Вывод: учитывая положения ст. 168.

1 ТК РФ, в соответствии с которыми работникам, работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, работодатель возмещает расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства, в том числе суточные, размер которых определяется коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом, считаем, что данные выплаты не подлежат обложению страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды на основании пп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ.

Примечательно, что в свежем Письме (в отличие от Письма от 30.09.2014 N 17-4/В-462, с которого мы и начали) чиновники не упоминают о необходимости документального подтверждения возмещаемых расходов, а прямо указывают на освобождение от обложения страховыми взносами именно сумм суточных.

Подведем итог

К сожалению, на данный момент окончательно не решен вопрос о необходимости облагать страховыми взносами суммы, выплачиваемые «разъездникам» не в качестве возмещения конкретных расходов. Вместе с тем письма чиновников и имеющаяся арбитражная практика свидетельствуют о наметившейся тенденции, в соответствии с которой выплачиваемые для удовлетворения социально-бытовых потребностей работников суммы, хотя и не являются суточными по смыслу трудового законодательства, тем не менее имеют компенсационный характер.

Следовательно, они не должны облагаться страховыми взносами в размерах, установленных коллективным договором, соглашением, локальным нормативным актом. При этом организация обязана обосновать правомерность включения конкретных сотрудников в перечень работников-«разъездников», особенно если речь идет о дополнительных выплатах руководству компании.

С.С.Кислов

Эксперт журнала

бухгалтерский учет

и налогообложение»

Ссылка на основную публикацию
Adblock detector